こんにちは、haruです。
今話題の、「電子印鑑」って知っていますか?
テレワークが根付いてきている今こそ、ビジネスマンなら知っておくべき「電子印鑑」についてご紹介します。
こんな人におすすめの記事
・話題の電子印鑑について何も知らない
・電子印鑑のメリット・デメリットはある?
・具体的にどうやって作ればいいの?
この記事で得られること
・電子印鑑について詳しく知ることができます
・電子印鑑のメリット・デメリットがわかります
・電子印鑑が作れる、無料・有料ツールがわかります
プロブロガーでyoutuberのイケハヤさんもこんな動画を上げています。
コロナの影響で、働き方もどんどん変わっている中でのハンコ終了のお知らせ!
このご時世、電子印鑑は作れるようになっておいて損はないでしょう。
早速、ご紹介していきます!
電子印鑑ってなに?
「電子印鑑って最近よく耳にするけどいったい何?」「いつ使うの?」
そんな人のために、電子印鑑についてまとめます。
電子印鑑とは
PCやタブレットなどで電子書類への押印が可能な、「デジタル印鑑」のことです。
デジタル化された印鑑が、今後ビジネスシーンで広まろうとしているんですね。
今だと、書類や請求書を印刷して、わざわざ印鑑を押して、スキャンして…という大変な作業が必要ですよね。
この↑大変な作業が電子印鑑ひとつでまかなえるんです。
PC上で押印できて、そのまま送付できればそれは便利なわけだ…。
国も「電子印鑑化」に向けて動き出している
このコロナ騒ぎの中で、ハンコを押すためだけに出社するというのが問題になっています。
そこで、2020年4月27日に、政府が「押印原則の見直し」を指示しました。
安倍晋三首相は27日の経済財政諮問会議で、押印原則の見直しを指示した。
企業や民間団体に幅広く協力を呼びかける。
ついに国が、「脱ハンコ」への対策に乗り出したんです。
企業によっては先駆けて導入されている電子印鑑ですが、今後ますます日本に広まっていきそうです。
電子印鑑のメリット・デメリットとは
メリットの多い電子印鑑ですが、なぜ今まで普及していなかったのでしょうか。
それは、デメリットの壁もあるからです。
電子印鑑のメリット・デメリットをさくっと紹介しますね。
電子印鑑のメリット
まず、電子印鑑のメリットです。
先ほども少し出てきましたが、おもに以下の3点です。
・印刷、押印、スキャン、送付などの長い作業を、PC上で簡単に済ませられる。
・簡単に印鑑をつくることが可能。
・紙やインクの削減につながりエコ。
電子印鑑のデメリット
デメリットは、おもに次の2点です。
・誰がいつ印鑑を押したのかわからない場合もあり、信頼性に欠ける
・印鑑が簡単につくれてしまうため、悪用される恐れがある
少し考えてみるとわかるのですが、
・社外に送る重要な文書は、手で押した方が信頼感が出るし
・大切な契約の場では、直接会って印鑑を押す必要があったり
と、電子印鑑が今まで広がらなかった理由も少しうなずけますね。
しかし、そんなデメリットを払拭する画期的な電子印鑑があるんです。
それは「情報が保存されている電子印鑑」です。
これは、次の章「電子印鑑を作る方法」のところで詳しく説明しますね。
電子印鑑を作る方法4選
ここからは、実際に電子印鑑を作る方法をまとめます。
先ほど、ちらっと触れましたが電子印鑑には2つの種類があるんです。
・ただ単に画像にした電子印鑑
・誰がいつ押したか、などの情報が保存されている電子印鑑
前者は、無料の作成ツールで簡単に作れて、社内文章などにぴったりです。
後者は、有料の作成ツールで作ることができ、信頼度をぐっと上げることができますよ。
ここでは、無料のツールと有料のツールに分けてご紹介します。
無料で電子印鑑が作れるツール
無料で電子印鑑が作れるツールを3つご紹介します。
①Excelに専用のアドインを入れる
窓の杜から簡単にインストールできるアドインがあります。
これを入れて、印鑑の設定をすれば、右クリックで押印メニューが出てきて便利です。
認印・角印・日付のついたデータネーム印など種類も豊富です。
②web認印作成コーナー
白舟書体というところが提供しているwebサイト上で、簡単に認印を作ることができます。
会員登録などもなく、1分もあればすぐに作ることができます。
・古印体/印相体の2種類から字体を選べます
・10.5mm/12.0mm/13.5mmの3種類の大きさが選べます
③はんこ堂ドットコムの印影プレビュー作成ツール
はんこ堂ドットコムのサイト上で簡単に電子印鑑を作れます。
2020年4月19日に、コロナの影響を受けて「永久無料」で公開すると発表。
個人印鑑・法人印鑑に加えて、住所や電話番号が入ったゴム印も作成可能です。
QRコードの埋め込みも可能。
有料で情報が保存された電子印鑑が作れるツール
シヤチハタ株式会社の「パソコン決済」では、
有料ですが、情報が保存されている電子印鑑を作ることができます。
・セキュア認証ができて、悪用防止ができる
・1つ1つにシリアルナンバーが付与されて、同じ苗字でも識別可能
・誰がいつ押印したのか確認できる
このように、有料ならではの信頼性が上がる電子印鑑を作ることができます。
印鑑1つにつき100円 × 12 か月＝1200円の使用料がかかります。
✓ただいま、コロナの影響を受け、6/30まで無料開放されているそうです！
これを機に、電子印鑑を作ってみるのもいいかもしれません。
【2020年】話題の「電子印鑑」のすべて まとめ
・電子印鑑とは、デジタル化されてPC上で押印可能な印鑑
・【メリット】PC上で押印→送付できて時短・作成が簡単・ペーパーレスでエコ
・【デメリット】いつだれが押印したか不鮮明・簡単にコピーできて悪用の恐れ
・デメリットをカバーする「情報が保存された電子印鑑」も出ており、有料で作成可能
・社内文書は、簡単に作れる無料の電子印鑑でもOK
ここまで、電子印鑑について詳しくご紹介してきました。
まだ、認知度の低い電子印鑑ですが、国も動き出しているので、これからどんどん浸透していくでしょう。
「うちの会社は、まだ電子印鑑は導入されてないよ…」
そんなあなたも、社内文書のみならず、社外の文書にも対応できるように知識として持っておきましょう!
